5 bonnes pratiques pour établir un devis

Trop souvent négligé par les professionnels, le devis représente pourtant un document formel qui engage les parties, le fournisseur et son client, une fois que celui-ci l’a accepté en apposant une mention « bon pour accord, lu et accepté » par exemple et en le signant. S’il ne remplace pas le bon de commande, il en pose les termes et peut engager une phase de négociation pour les faire évoluer. Sa signature valide les conditions commerciales à appliquer pour la livraison d’un produit ou la réalisation de prestations.

Envoyer un devis à un client, c’est aussi lui permettre de comparer les offres sur des bases solides : prix, nature des prestations, délais…

1. Identifiez les parties : le nom de votre entreprise (ou le vôtre), ses coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, site Internet et adresse email), numéro Siren, labels figurent sur le devis, tout comme les nom et prénom ou la raison sociale du client, ainsi que son adresse et le site d’exécution de la prestation s’il y a lieu. Vous devez également inscrire les coordonnées du médiateur de la consommation pour les relations professionnels/particuliers.
2. Enregistrez les documents : un devis doit être numéroté et daté.
3. Décrivez la prestation avec précision : tout doit être listé, la nature des prestations, le temps passé, le taux horaire de main d’œuvre, les frais liés aux déplacements éventuels, les produits fournis, leurs références, quantités et prix, la date de démarrage et les délais de livraison (ou une date), le tarif global hors-taxe (et TTC si vous vous adressez à des particuliers), le taux de TVA (sauf pour les auto-entrepreneurs qui ne dépassent pas le seuil de franchise et ne sont pas assujettis à la TVA*$), les conditions de service après-vente éventuelles. Si en cours d’exécution, les conditions évoluent (matériel supplémentaire, durée rallongée), vous devrez ajouter un avenant.
4. Créez une rubrique « paiement » : les conditions de paiement sont clairement décrites. Par exemple, si vous exigez le versement d’un ou plusieurs acomptes, vous devez mentionner leur pourcentage et leur date de paiement. Noter la date limite de paiement (ou la mention “à livraison“). Pensez à préciser les moyens de paiement acceptés. Si vous souhaitez privilégier le virement, n’omettez pas d’ajouter votre RIB (et plus particulièrement votre code IBAN). Pensez-y, le devis et la future facture doivent être cohérents.
5. Limitez la validité du devis : en bas de page, la durée de validité du devis et la mention « devis gratuit » ou le prix du devis sont inscrits. Figurent également les mentions « bon pour accord, lu et accepté » que votre client doit dater et signer et « lu et accepté », que vous signez vous-mêmes.

Pour aller plus loin : Il existe sur le marché plusieurs éditeurs de solution de devis ou de plateforme permettant d’optimiser la génération et la gestion des devis et factures. Des outils qui vous faciliteront la tâche.