Factures : 5 erreurs à ne plus commettre

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En B to B et dans certains cas en B to C, les entreprises et les autoentreprises ont l’obligation d’établir une facture dès la livraison ou l'exécution de la prestation. Or, une facture mal rédigée peut s’avérer préjudiciable, avec à la clé des retards de paiement et des sanctions administratives.

Erreur 1 : oublier l’une des mentions obligatoires

  • l’identité du vendeur ou prestataire de service (dénomination sociale, adresse du siège social, numéro Siren, Siret, RCS (pour les commerçants) ou RM (pour les artisans), forme juridique, capital social pour les entreprises…),
  • l’identité du client (raison sociale, adresse),
  • le numéro de la facture,
  • le numéro du bon de commande,
  • le numéro individuel d’identification de TVA,
  • la date d'émission de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de service,
  • la désignation et le décompte précis et détaillé des produits et services rendus,
  • le taux de TVA applicable,
  • l’éventuelle réduction de prix,
  • le montant HT et TTC,
  • les informations sur le paiement (délai, conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, taux de pénalité…),
  • l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour certains biens (ex. : appareils électroménagers ou de téléphonie, équipements informatiques, jeux et jouets, articles de sport, etc.),
  • l’assureur ou le garant, ses coordonnées, la couverture géographique du contrat ou de la garantie pour les activités artisanales nécessitant une assurance professionnelle obligatoire (décennale pour les artisans du bâtiment, responsabilité civile professionnelle pour les auto-entrepreneurs),
  • la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale », en cas d’adhésion à un centre de gestion agréé.

Les sanctions ? Une amende fiscale de 15 € est appliquée par mention inexacte ou manquante par facture. Si plusieurs erreurs sont constatées sur une même facture, le montant total est alors plafonné à 25 % du montant de la facture. En outre, tout manquement sur les factures entre professionnels est passible d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour les personnes physiques et jusqu’à 375 000 € pour les personnes morales.

À venir

La dématérialisation des factures, obligatoire à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises, s’accompagnera de quatre nouvelles mentions obligatoires :

  • le numéro Siren du client,
  • l’adresse de livraison (si elle est différente de l’adresse de facturation),
  • le type d’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte),
  • la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » (lorsque le prestataire a opté pour cette option ; ce qui peut être le cas quand l’entreprise réalise à la fois des livraisons de biens et des prestations de services).

Erreur 2 : ne pas numéroter ses factures correctement

Pour limiter les risques de fraude, la législation française impose que les factures, y compris les factures d’avoir, de situation et d’acompte, soient numérotées. Chaque facture doit disposer d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique sans aucune discontinuité. Supprimer une facture est interdit, ce qui créerait un vide dans la numérotation. Pour annuler la facture initiale dans les comptes, il est nécessaire d'émettre un avoir (une nouvelle facture avec un montant négatif) et de le transmettre au client.

Erreur 3 : utiliser un mauvais taux de TVA

Différents taux de TVA cohabitent en France (hors Corse et Outre-mer) :

  • Le taux normal de la TVA est fixé à 20 % pour la plupart des ventes de biens et des prestations de service.
  • Le taux réduit de 10 % s’applique aux transports, à la restauration, aux travaux d’amélioration, de transformation et d’aménagement ainsi qu’à la fourniture de certains équipements, etc.
  • La TVA à taux réduit à 5,5 % est réservé aux produits de première nécessité (gaz, électricité, produits alimentaires, etc.) et aux prestations de rénovation énergétique.
  • Le taux particulier à 2,1 % est applicable aux médicaments remboursables par la Sécurité sociale, aux ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie, etc.

Les auto-entrepreneurs affranchis de TVA doivent indiquer sur leurs factures : TVA non-applicable, en vertu de l’article 293 B du CGI.

Bon à savoir

Gare au redressement fiscal en cas d’erreur de taux ! Néanmoins, le dispositif du droit à l’erreur permet aux entreprises de régulariser leur situation, sans payer de pénalité et en bénéficiant d’une réduction de 50 % du taux de l’intérêt de retard (1,2 % vs. 2,4 %). Sous réserve que l’erreur soit commise pour la première fois et de bonne foi. Il suffit alors de déposer une déclaration de TVA rectificative à son service des impôts des entreprises.

Erreur 4 : ne pas préciser les modalités de paiement

Comme évoqué précédemment, il est obligatoire d’indiquer sur les factures les modalités de règlement (délai ou date d’échéance du paiement, pénalités, etc.). Mais il est également vivement recommandé de mentionner les modes de paiement autorisés : virement bancaire, chèque, effets de commerce (lettre de change, billet à ordre), solutions de paiements en ligne, etc.

Afin de faciliter le paiement, il faut veiller à bien communiquer les informations nécessaires, tel l'IBAN, en fin de facture.

Erreur 5 : ne pas archiver les factures 

Du point de vue du BOI (Bulletin officiel des impôts), le délai légal de conservation des documents auxquels l’administration doit avoir accès pour mener un contrôle fiscal est de seulement 6 ans. Mais, le Code du commerce impose des durées plus longues : à l’instar de tous les documents comptables (livre comptable, livre d’inventaire, bon de commande, bon de livraison et réception…), les factures, émises ou reçues, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. En conséquence, il est important de bien conserver ses factures au moins 10 ans.

Le format numérique est accepté pour l’archivage des factures, à condition qu’elles soient lisibles et conservées dans un format qui garantit leur intégrité et leur authenticité.

Facturer n’est pas une tâche anodine… Une facturation irréprochable est un gage de sérieux et de conformité, qui contribue également à une gestion optimale de votre trésorerie.

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