La digitalisation est indissociable de la sécurité dès qu’il s’agit d’argent ou de protéger les données des particuliers et des entreprises. Pour les banques et le gouvernement, généraliser la facturation électronique dans les échanges BtoB est un moyen essentiel de réduire les fraudes et d’améliorer la transparence des échanges financiers.
Le rôle spécifique des banques
Les banques sont des fournisseurs de services financiers agréés par l’État. A ce titre, un décret leur impose un cadre spécifique pour la facturation électronique, de même qu’aux collectivités territoriales et aux établissements publics. Pour les autres entreprises, selon leur taille, ce passage s’effectuera jusqu’à 2025. Quoi qu’il en soit, puisque le 100% numérique s’appliquera bientôt à tous, il est utile d’anticiper les modifications pour bien s’y préparer.
Ce que dit la loi
Le décret 2019-748 du 18 juillet 2019, paru au Journal Officiel le 21 juillet, définit le cadre de la facturation électronique dans la commande publique.
L’article 56 de la Loi de finances 2020 prévoit une adoption progressive de la facturation électronique entre 2023 et 2025, tous secteurs et toutes tailles d’entreprise confondus, jusqu’à une bascule complète en 2025.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous un format numérique, par courrier électronique ou par lien sécurisé via un portail internet. Il faut donc que les systèmes de l’émetteur et du récepteur soient compatibles, et qu’on puisse apporter la preuve de la réception de la facture électronique.
On le voit : la définition d’une facture électronique est liée aux critères de l’administration fiscale. Une facture scannée, simplement envoyée ou reçue par mail, n’est donc pas recevable. Pour être considérée comme telle, il faut que l’ensemble du processus de facturation soit dématérialisé, et que le système tout entier soit conforme aux exigences fiscales.
Les conditions de validation d’une facture électronique
- Son origine doit être authentique : l’émetteur doit être identifié clairement
- Son intégrité doit être garantie : la facture ne peut être modifiée
- Sa lisibilité doit être totale : le format doit permettre une lecture facile, sans ambiguïté, et comprendre l’ensemble des mentions légales d’une facture papier.
Les formats possibles
Les mentions sont les mêmes que pour les factures en format papier :
- L’identité de l’émetteur et du client
- Leurs adresses respectives de facturation, si elles sont différentes de l’adresse postale
- Leur numéro individuel de TVA
- La date d’émission
- Le numéro de la facture, qui doit être unique et basé sur une chronologie continue
- La date de la prestation ou de la vente s’il s’agit d’un bien
- La dénomination, la quantité, le prix unitaire HT du bien ou de la prestation
- Le numéro de bon de commande, s’il a été précisé au préalable par l’émetteur
- Le(s) taux de TVA applicable(s) et le montant total de la TVA
- Le montant total à payer hors taxes (HT) et le montant toutes taxes comprises (TTC)
- Les réductions éventuelles de prix (rabais, ristournes ou remises)
- Les conditions de règlement
- Les conditions d’escompte s’il y a un paiement anticipé
- Le taux de pénalités en cas de retard de paiement
- Le montant de l’indemnité forfaitaire des frais de recouvrement par un créancier professionnel en cas de retard de paiement
Selon le secteur de l’activité ou la nature des émetteurs et des clients, d’autres mentions doivent figurer sur les factures électroniques, comme d’ailleurs sur les exemplaires papier.
Par exemple, si l’émetteur ou le client est une entreprise, son numéro SIREN ou SIRET doit apparaître. Si c’est un commerçant, ce sera son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. S’il s’agit d’un artisan, on parlera alors du numéro d’inscription au registre des métiers.
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
- Elle sécurise les transactions, améliore la traçabilité financière, et facilite la gestion des impayés
- Elle automatise les processus, et permet de gagner du temps et de la fluidité dans les échanges
- Elle réduit les coûts liés au traitement administratif de la facturation papier, mais aussi de l’impression, de l’archivage et de l’affranchissement postal
- Elle permet de réduire l’empreinte carbone, et donc de contribuer positivement à l’environnement
Peut-on refuser une facture électronique ?
Non, elle est obligatoire pour tous depuis 2020. L’ordonnance du 26 juin 2014 avait instauré une obligation progressive pour les collectivités territoriales et les établissements publics en priorité, puis pour les entreprises en fonction de leur taille. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, y compris les TPE de moins de 10 salariés, sont soumises à cette obligation de facturation électronique.
Combien de temps faut-il conserver une facture électronique ?
Là encore, ce sont les exigences de l’administration fiscale qui font loi.
- 3 ans pour les factures électroniques dans leur forme et contenu d’origine, puis 3 ans sur le support au choix de l’entreprise, soit 6 ans au total
- 6 ans pour les factures sécurisées par système de signature électronique
- 6 ans pour les transmissions par échange de données informatisées (EDI)
