Facturation électronique : quel est l'impact de cette réforme pour les TPE, entrepreneurs et professionnels ?

En vertu de la réforme sur la facturation électronique, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, à compter du 1^er septembre 2026. À cette même date, les grands comptes et les entreprises à taille intermédiaire (ETI) auront également l’obligation d’émettre leurs factures sous format électronique. Une contrainte qui s’appliquera ensuite aux TPE, PME et micro-entreprises à partir de septembre 2027. Précisons toutefois que ce calendrier émane de la version du projet de loi de finances déposée par le Gouvernement, lequel est susceptible d’évoluer au gré des discussions.

Cette réforme, qui doit permettre au gouvernement de récupérer plus rapidement les données de TVA et les informations de paiement, s’articule autour de deux volets : « l’e-invoicing » et « l’e-reporting ». L’émission des factures électroniques, appelée aussi e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et de prestations de services réalisées entre assujettis à la TVA. L’e-reporting porte, pour sa part, sur la transmission à l’administration fiscale des données de transactions pour tous les échanges entre entreprises et particuliers et pour tout type d’échanges internationaux. Les sociétés devront dans ce cas télétransmettre chaque journée de chiffre d’affaires avec le détail de la TVA encaissée. 

Cette réforme profonde et structurante présente plusieurs bénéfices pour les TPE/PME : d’abord, une meilleure visibilité du traitement des factures – une entreprise sera automatiquement informée que la facture est prise en charge par son client - ainsi qu’un meilleur respect des délais de paiement. En effet, le suivi automatisé des documents et la mise en place de notifications favorisent des réponses plus rapides. D’autres avantages peuvent être constatés en termes de temps et de confort de travail pour les salariés, puisque les factures ne seront plus imprimées et remises sous format papier aux clients mais transmises sous format électronique, sécurisé et structuré, permettant leur traitement automatique et offrant, in fine, une réduction des coûts de traitement. 

Si les gains sont réels, la mise en œuvre de cette réforme nécessite une cartographie de l’existant, une identification de l’origine des flux entrants / sortants et des outils déjà en place. Il est par ailleurs important de s’interroger sur le besoin d’automatiser la gestion des factures et d’anticiper la formation des collaborateurs à l’utilisation d’une nouvelle solution. Une entreprise qui dispose déjà d’un ERP (Enterprise Ressource Planning, outil de gestion pour les activités support comme la comptabilité, les achats ou la gestion de projets) a tout intérêt à s’assurer de sa mise en conformité réglementaire auprès de son éditeur de logiciel. Cette démarche en amont est indispensable pour définir ses besoins et déterminer la plateforme de facturation qui sera utilisée. 

L’obligation de facturation électronique impose, en effet, aux entreprises de choisir une plateforme pour la transmission et la réception des factures, parmi :

• Le portail public de facturation (PPF)
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
• Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Le PPF, gratuit, va offrir un socle minimal de services, l’interface se limitant à la transmission de toutes les données d’e-invoicing et d’e-reporting à l’administration fiscale. 

Les OD et les PDP proposeront aux entreprises des prestations payantes, notamment la création de factures dans les bons formats, leur réception ou encore l’émission de factures B2B internationales ou nationales. Une plateforme de dématérialisation partenaire pourrait, en plus, proposer de gérer les paiements, les signatures des factures ou tout autre service comme l’archivage.

Autre différence notable entre les plateformes de dématérialisation partenaires et les opérateurs de dématérialisation : les PDP peuvent transmettre directement les factures à leurs destinataires, sur la PDP choisie par le client final, car elles disposent d’un accès direct à l’annuaire des entreprises référencées dans le portail public de facturation, ce qui ne sera pas le cas des opérateurs de dématérialisation (OD). Ces derniers qui ne sont ni immatriculés, ni officiellement reconnus par l’administration fiscale en tant que prestataires de services de dématérialisation de factures ne peuvent, en effet, pas transmettre une facture préparée par leur client au client final et doivent passer par le portail public de facturation pour accomplir cette tâche. Néanmoins, le service proposé par un OD couplé à une PPF semble là encore tout aussi sécurisé que celui offert par les PDP. 

Le choix pour l’une ou l’autre de ces plateformes dépendra notamment du volume des flux de facturation. Une société qui édite une dizaine de factures par mois pourra sans nul doute se tourner vers le portail public de facturation. La liste des PDP n’étant pas encore présentée et définitive – elle devrait l’être au cours du premier semestre 2024 -, il est conseillé dans un premier temps de s’informer auprès de son éditeur de logiciel, mais aussi de s’intéresser aux prestations et aux tarifs proposés par ses concurrents.

Si l’implémentation de ces systèmes de facturation peut paraître complexe de prime abord, elle vous permettra par la suite d’optimiser vos process comptables et financiers et vous garantira la mise au niveau règlementaire de vos services.