Comment garder la maitrise de sa trésorerie au quotidien ?

Pour un chef d’entreprise, la trésorerie constitue un indicateur clé de la santé financière de son activité. Au-delà du simple suivi des encaissements et des décaissements, elle permet au dirigeant de disposer d'une vision claire de ses capacités financières à court terme et d'anticiper les décisions qui engagent l'avenir de son activité. Une gestion rigoureuse de la trésorerie répond à plusieurs enjeux :

1. Disposer d'une vision précise des fonds réellement disponibles pour assurer le fonctionnement quotidien de l'entreprise et faire face à ses engagements ;
2. Sécuriser les dépenses essentielles, qu'il s'agisse du règlement des salaires, des fournisseurs, des charges sociales ou fiscales ;
3. Anticiper les périodes de tension ou de ralentissement d'activité en conservant un niveau de trésorerie suffisant pour absorber d'éventuels décalages de paiement ou une baisse temporaire des revenus ;
4. Faciliter la prise de décision en disposant d'une visibilité accrue sur les capacités d'investissement, les projets de développement ou les besoins futurs de financement.

En plus de vous donner une photographie précise de vos comptes actuels et futurs, la gestion de trésorerie constitue une aide à la décision pour arbitrer sereinement vos différents paiements et investissements. Elle se situe ainsi au cœur de votre stratégie entrepreneuriale.

Une trésorerie insuffisamment suivie ou anticipée peut avoir des conséquences significatives sur la pérennité de votre entreprise. Même lorsque l’activité est dynamique, des décalages entre les encaissements et les décaissements peuvent créer des tensions financières.

Selon BpiFrance, les difficultés de trésorerie comptent parmi les principales causes de défaillance des entreprises, en particulier lors de leurs premières années d’existence.

Voici les principaux risques associés à une gestion de trésorerie mal maîtrisée :

• Le risque de liquidité : en cas de liquidités insuffisantes, vos prélèvements pourraient être rejetés, et les services associés pourraient alors être suspendus (abonnements à des logiciels, internet, téléphone…). Même en cas de léger retard de paiement, c’est la relation aux fournisseurs qui en pâtit. Plus grave, une incapacité à payer les salaires en temps et en heure peut générer d’importantes tensions avec vos employés, aussi préjudiciables à leur bien-être au travail qu’à l’activité de l’entreprise.
• Le risque d’impayés : sans suivi régulier des encaissements, les retards de paiement peuvent passer inaperçus ou être traités trop tardivement. À terme, l'accumulation d'impayés peut peser sur la trésorerie et limiter la capacité de votre entreprise à financer son activité.
• Le risque de crédit : un recours excessif aux crédits pour équilibrer sa trésorerie implique le règlement d’intérêts qui peuvent peser lourd sur les finances de votre entreprise. D’autant plus que, si l’entreprise présente une trésorerie trop fragile, les conditions d’emprunt peuvent se durcir, et l’accès aux financements se compliquer.
• Le risque d'une croissance mal maîtrisée : une augmentation rapide de l'activité peut créer des tensions de trésorerie lorsque les dépenses nécessaires au développement de l'entreprise progressent plus rapidement que les encaissements. Une croissance soutenue doit donc s'accompagner d'un suivi attentif des besoins de trésorerie.

Au-delà de ces différents risques, une trésorerie insuffisamment maîtrisée réduit également la capacité du dirigeant à piloter son activité sereinement. Sans visibilité claire sur les ressources disponibles, il peut être amené à reporter certains investissements, à renoncer à des opportunités de développement ou à prendre des décisions dans l'urgence, faute d'anticipation.

Pour se prémunir contre ces risques, il existe des solutions simples et accessibles à tout dirigeant, à la fois efficaces et peu contraignantes.

Si vous n’avez pas de comptable qui vous accompagne au quotidien, un outil de gestion vous sera utile pour surveiller votre solde de trésorerie. Cet outil prend la forme d’un tableau, destiné à suivre et à enregistrer vos encaissements et décaissements, les décalages de trésorerie ainsi que les flux prévisionnels.

Il s’agit d’y inscrire, mois par mois, le montant des encaissements et des décaissements, en ne prenant en compte que leur date effective. Pour les mois à venir, vous renseignerez les mouvements prévisionnels, que vous mettrez à jour progressivement, dès qu’ils deviendront effectifs.

La lecture régulière du plan de trésorerie vous indiquera l’état réel de vos finances du mois en cours, ainsi qu’une projection sur les prochains mois.

Réduire le délai entre la réalisation d'une prestation et son encaissement constitue l'un des moyens les plus efficaces d'améliorer sa trésorerie. Vous pouvez agir sur les délais en facturant vos clients dès la réalisation de la prestation. En l’absence de paiement, vous pouvez vous permettre de les relancer à intervalles réguliers.

Si votre activité le permet, vous pouvez aussi leur proposer un service de paiement immédiat, via des outils d’encaissement mobile, ou par la mise en place de prélèvements instantanés.

Les charges et la TVA ont un réel impact sur vos finances, et risquent de peser sur votre solde si leur paiement n’est pas anticipé.

Pour éviter ces situations, il est recommandé d'estimer ces échéances en amont et d'intégrer systématiquement leur montant dans le plan de trésorerie. Certains professionnels choisissent également de mettre progressivement les sommes correspondantes de côté sur un compte dédié afin de sécuriser leur paiement à l'échéance. La mise en place d'un calendrier prévisionnel des règlements permet enfin de gagner en visibilité et de mieux anticiper les besoins de trésorerie.

Pour préserver l'équilibre de votre trésorerie tout au long de l'année, il peut être utile de répartir certaines dépenses de manière plus régulière. Une meilleure répartition des sorties de trésorerie permet de limiter les variations de solde et d'améliorer votre visibilité financière :

• en mensualisant les paiements lorsque c’est possible ;
• en négociant des échéanciers avec vos fournisseurs ;
• en évitant de concentrer les paiements les plus élevés au même moment.

Plutôt que de vouloir analyser tous les indicateurs financiers de votre entreprise, optimisez votre gestion comptable en identifiant les plus importants : solde disponible, montant des factures clients en retard, ou encore factures fournisseurs à régler ou en retard de paiement. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez définir un niveau d’alerte à ne pas franchir, associé à une action à mener en cas de dépassement.

Toutes les mesures que vous pouvez mettre en œuvre en matière de trésorerie ne doivent pas vous empêcher de mener à bien votre activité principale. Il peut ainsi être utile d'intégrer naturellement la gestion de trésorerie à votre semaine de travail. Une fois les actions identifiées, chaque semaine, vous pouvez fixer un créneau hebdomadaire qui leur sera consacré : vérification du solde, mise à jour du plan de trésorerie, report des paiements si nécessaire… Cette systématisation des opérations peut vous encourager à mener à bien vos tâches comptables.

Si vous manquez de temps, il existe aussi des logiciels et applications qui prendront le relais sur des tâches de gestion simples : facturation simplifiée, saisies automatiques, rapprochements comptables… Une automatisation qui peut vous faire gagner un temps précieux, mais qu’il est préférable de limiter aux tâches mécaniques, et non à la prise de décisions stratégiques.