Moderniser sa comptabilité et répondre aux besoins des payeurs et donateurs : l’exemple de la fondation ECAM LaSalle

Grace à cette diversification, les inscriptions sont en progression constante au sein de l’ECAM LaSalle : « Marquée par une forte croissance dès le lancement du programme Engineering, cette progression concerne désormais toutes les filières et nous comptons cette année 1 500 étudiants ». Pour répondre à ce développement, la comptabilité a dû se moderniser : « Il y a encore trois ans, les frais liés à la scolarité et à la résidence étaient encore réglés par chèque. C’était chronophage et bien trop complexe à gérer comptablement au regard de la forte progression des inscriptions », relate Agnès Perrier qui a rejoint l’ECAM durant la restructuration du service comptabilité. Pour basculer dans un process plus efficient, la solution Scellius de La Banque Postale, dont l’ECAM-LaSalle est cliente depuis 1948, s’est imposée car « elle permet des encaissements à distance par plusieurs canaux et, comparée aux autres solutions disponibles, ses frais sont moins élevés ». Déployée au regard d’un objectif prioritaire, l’absorption du volume de flux le plus important, à savoir les paiements liés aux pré-inscriptions, la solution est désormais utilisable pour les paiements liés aux inscriptions, à l’hébergement, à la vie étudiante, à la taxe d’apprentissage et aussi pour le règlement des dons.

« C’est un outil très intuitif, facile d’accès et qui nous permet de proposer une solution aux parents d’étudiants qui ne souhaitent pas fournir leur RIB et pour qui le prélèvement automatique n’est donc pas envisageable. Nous leur envoyons alors un lien de paiement généré par mail ou sms ». Cette option de la solution Scellius de génération de liens de paiement est aussi utilisée pour régler les frais en cas de perte de la carte d’étudiant ou pour le paiement des licences liées au passage du TOIEC, la certification standardisée permettant d'évaluer le niveau d'anglais des non anglophones. Avec un avantage supplémentaire : « Être informé en temps réel du paiement, ce qui permet d’automatiser la confirmation d’inscription après validation du paiement, sans intervention de la scolarité ». Outre cette nouvelle efficacité, la responsable de la comptabilité se félicite aussi du gain de temps effectué avec cette interface, grâce à laquelle elle dispose d’informations complètes sur les transactions : « Face à une demande de remboursement, la recherche de transaction est rapide ».

Désormais 95% des paiements se font via Scellius : « Nous avons maintenu les autres moyens de paiement -virements ou chèques- à titre exceptionnel, pour pallier les éventuels dysfonctionnements de la plateforme de l’ECAM ».

Si Agnès Perrier n’a pas d’attentes de développement sur la solution Scellius puisqu’ « elle répond à tous les besoins actuels », elle identifie toutefois une utilité potentielle : « La population de nos donateurs est vieillissante et en nombre assez limité. Disposer de modes de règlements digitaux nous permettra, le moment venu, de diversifier et de rajeunir la base de nos donateurs ».