Association, le digital & vous, comment optimiser son utilisation pour votre comptabilité ?

04 FÉVRIER 2019

La digitalisation des processus de communication et de paiement ouvre de nouvelles opportunités pour les associations. Tout en veillant au respect des données personnelles, elle optimise la collecte des dons, le renouvellement des cotisations et permet de toucher un public plus large.

C'est peu dire que la digitalisation de l'économie se généralise. Et la communication ou encore la collecte des dons des associations n'échappent plus au "phénomène". Il semble loin le temps où la rencontre d'une association avec son public se faisait à la rentrée de septembre, au hasard des stands d'un Forum des associations d'une commune, d'une communication spécifique dans le journal de la ville, les panneaux municipaux, etc. Certes, pendant longtemps, ces moyens de communication ont montré leur efficacité. Mais face aux pistes qu'ouvrent le digital, ils affichent aussi leurs limites.

Toucher un public plus large

Grâce à la démocratisation et la simplicité de l’usage des outils digitaux (site internet, mail, réseaux sociaux, agenda en ligne…), la communication des associations et leurs dispositifs de fonctionnement sont entrés dans une nouvelle ère : celle de l'interactivité, du lien permanent et de la connexion au sens large. En quelques clics, il est devenu possible de mobiliser sur un projet, une action, un événement. Et ainsi toucher des publics avec lesquels les associations n’avaient pas de contact. Là où une affiche dans le panneau municipal pouvait attirer quelques dizaines de personnes sur plusieurs jours, à présent en quelques minutes il est possible de sensibiliser des centaines d’individus vivant ou pas à proximité.

Une campagne d'emailing, un article sur le site internet partagé sur les réseaux sociaux, une vidéo ou tout simplement un agenda sur Facebook... Ces techniques de ciblage peuvent être gratuites ou payantes selon les outils utilisés. Au-delà de "l'outillage" à votre disposition, vous pouvez aussi désormais accroître l'impact viral du partage de vos messages sur les réseaux sociaux : au premier niveau les membres actifs de l’association, puis les adhérents et enfin les amis de toutes ces personnes. Ce qui démultiplie la zone d’influence de la communication, qui dépasse le simple périmètre du quartier ou de la ville.

Faciliter l’encaissement des revenus et la comptabilité de l’association

Les outils digitaux, tels que les moyens de paiement ou l’emailing, facilitent aussi la gestion au quotidien. Pour les paiements par carte bancaire ou les systèmes de caisse en ligne, le trésorier de votre association dispose d’un reporting de l’ensemble des transactions avec le montant, l’objet du paiement et le nom du payeur. Un gain de temps au moment de clôturer les comptes annuels. Quant aux campagnes d’emailing, vous pouvez facilement cibler les envois en fonction des centres d’intérêts ou activités des adhérents. Mais aussi relancer ceux qui n’ouvrent pas leurs mails ou les consultent sans répondre alors qu’une réponse est attendue.

Toute cette énergie n’a d’intérêt que si vous disposez également pour votre association de solutions de paiement digitales (lien vers l’article “Paiements cotisations”) à côté. Elles sont souples et fiables, aussi bien pour un règlement en face à face qu’à distance. Elles permettent de transformer l’intérêt des personnes touchées en une souscription immédiate. En quelques clics, juste après avoir vu un message, ces dernières peuvent verser sans délai : un don, une cotisation, une réservation d’une place, etc. Ce qui permet d’éviter de courir après les gens pour obtenir le règlement ou d’éviter de comptabiliser une personne qui promet de payer mais qui, à la fin, ne donnera pas suite.

Le respect et la sécurité des données collectées

Si la digitalisation des moyens de paiement ou de votre communication vous ouvre de nouveaux axes de développement, tant pour les actions menées ou les recettes collectées, elle s'accompagne d'un impératif. Vous devez aussi penser aux gardes fous.

Depuis le 26 mai 2018, et la mise en place du Règlement général de la protection des données (RGPD), l’association doit être très vigilante sur la sécurisation et la conservation des données qu’elle collecte auprès de ses adhérents. Dit autrement, elle est responsable juridiquement des informations personnelles qui lui sont communiquées à sa demande.

Ces dernières ne doivent pas être livrées à un tiers sans l’autorisation de chaque personne concernée. L’association se doit donc d’utiliser des outils fiables, sérieux assurant la sécurité des données. C’est-à-dire ne permettant pas à n’importe qui de consulter le fichier des adhérents, les mails, les numéros de téléphone, les coordonnées bancaires… La moindre faille peut entraîner, le cas échéant et selon l’ampleur de la diffusion des données, une amende de la part de la CNIL (Commission national Informatique et Libertés). Ainsi, vous avez tout intérêt à veiller à ne collecter et ne conserver que les données personnelles de vos adhérents dont vous avez réellement besoin pour le bon fonctionnement de votre association.