Le chèque a été, et reste encore, le moyen de paiement le plus utilisé par les associations pour collecter leurs cotisations. Avec le développement d’Internet, de nombreuses solutions alternatives sont à présent disponibles. Elles offrent autant de souplesse, voire apportent plus de sécurité face au risque d'impayé ou de souche égarée, et facilitent le travail de reporting du trésorier.
Le virement et le prélèvement
La plus souple des solutions de paiement, et la plus rapide à mettre en place, tient en 8 lettres : virement. Il suffit de communiquer aux adhérents de l’association, le relevé d’identité bancaire du compte (RIB). Charge à eux d'envoyer l'argent promis depuis leur espace personnel chez leur banque. Pour le premier versement, le délai est autour de 10 jours maximum, le temps que l’ajout du RIB soit authentifié par l’établissement bancaire. Pour les paiements suivants, la somme est envoyée à l’association pour le montant convenu en quelques clics. Ce qui permet, comme pour le chèque, d’étaler le paiement sur plusieurs mois. Et cette opération réalisée en ligne, elle est sans frais pour l’adhérent.
Si l’association souhaite les fidéliser ou avoir moins d’aléas sur les règlements, elle peut proposer le prélèvement. La procédure de mise en place est plus longue, car une autorisation dite SEPA doit être signée par chaque adhérent et accompagnée d’un RIB. Puis, il faut demander à la banque la mise en route du prélèvement. Par contre, une fois que tout est effectué, à la date choisie annuellement ou mensuellement, l’association peut collecter en moins de 24 heures l’ensemble des cotisations concernées.
Le paiement par carte bancaire
La vente à distance (VAD) est aussi possible pour une association. Une option qui demande toutefois une réflexion mûrement pesée. Pourquoi ? Elle implique de disposer d’un site internet, d’une application smartphone ou d’une page sur un réseau social. Des dispositifs qui permettent d’intégrer un espace de paiement à distance par carte bancaire sécurisé. Cet outil est fourni par la banque et directement relié au compte de l’association.
Une solution qui, si elle permet le règlement des cotisations par les adhérents sans se déplacer, est aussi un outil parfait pour vendre des produits, des services et autres places pour un évènement, sans oublier les dons. Associé à une campagne de prospection sur les réseaux sociaux ou par mailing, le paiement en ligne par carte bancaire peut avoir un impact significatif sur la progression des nouvelles cotisations, du renouvellement des cotisations et de la participation aux activités. En revanche, il n’est pas possible d’échelonner un règlement comme avec le chèque, le virement et le prélèvement.
Le paiement par carte bancaire peut aussi s’opérer en face-à-face, avec deux pratiques possibles. L’association met en libre-service un ordinateur ou une tablette, pour que l’adhérent utilise le système de vente à distance. Sinon, elle peut opter pour un système de caisse digitale (téléchargée sur un smartphone) associé en bluetooth à un lecteur de carte bancaire avec ou sans contact.
Là aussi, cette solution est pratique pour le règlement des cotisations, lors d’un forum des associations par exemple. Mais elle peut être aussi utile dans le cadre d’un événement avec buvette et petite restauration, puisqu’elle évite de gérer trop espèces et d’encaisser les paiements rapidement.
Quelle que soit la formule, il y a un détail à prendre en compte : caisse digitale ou VAD peuvent impliquer des commissions fixes et variables. Les responsables de l’association doivent veiller à ce que le montant total des transactions soit suffisant pour que ces frais restent « indolores ».
Se former aux solutions de paiements
Si l’association le peut, et selon ses besoins, elle a tout intérêt à ne pas privilégier une solution de paiement en particulier. Pour se décider, son bureau peut étudier le parcours des adhérents pour entrer en contact avec l’association et voir comment le digital peut rendre encore plus agréable et simple le paiement. Bien sûr, une partie de la décision tient aussi en la maîtrise des outils proposés. Pas d'obstacle majeur à ce sujet : le conseiller bancaire peut expliquer le fonctionnement lors d’un rendez-vous. Les établissements bancaires proposent aussi des séances de formations gratuites. De quoi faire le tour de la question.
