Facturation électronique et entreprises : quand et comment ?

La réforme imposant la facturation électronique poursuit deux objectifs principaux : fluidifier les échanges et délais de paiement inter-entreprises et lutter contre la fraude à la TVA. Repoussée une fois, son entrée en vigueur apparaît désormais certaine (cf. la Journée de la facture électronique du 13 mai 2025). « Il n’y aura pas de report de la réforme car l’enjeu est crucial pour l’État, confirme José Heider, product marketing manager chez Docaposte dont la filiale Seres propose une solution e-Facture PDP. Ainsi, pour tenir les délais, le périmètre du portail public de facturation (PPF) a été réduit et ne jouera plus le rôle d’une plateforme de dématérialisation. »

Adieu les envois par mail de PDF ! Une facture comportant toutes les mentions obligatoires requises est dite électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.

Concernant l’entrée en vigueur de la réforme, il importe de distinguer entre réception et émission de factures. Ainsi, l'obligation de recevoir des factures électroniques concernera l'ensemble des entreprises dès le 1^er septembre 2026. Et l'obligation d'émettre des factures électroniques entrera en vigueur :

• le 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI ;
• le 1^er septembre 2027 pour les PME, TPE, les micro-entreprises.

Les factures devront transiter sur une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de la DGFiP utilisée par l'émetteur et le destinataire de la facture.

À date, les fonctionnalités socles requises pour qu’un éditeur certifie sa PDP par l’administration fiscale sont les suivantes :

1. Permettre de traiter les trois types de formats de factures : UBL, CII, Factur-X.
2. Remonter les notions de cycle de vie des factures : mise à disposition, mise en paiement, refus, encaissement.
3. Assurer le e-reporting à l’administration fiscale (pour le calcul de TVA notamment) ;
4. Avoir des pistes d’audit fiables sur le traitement des objets factures : « cette dimension va remplacer l’actuelle exigence de signature ou de cachet sur la facture dématérialisée » précise José Heider.
5. Interagir avec l’annuaire des entreprises de la DGFiP, soit la base de données nécessaires à l’acheminement des factures où chaque entreprise sera enregistrée et où elle indiquera ses choix sur le format des factures et de PDP.
6. Assurer la sécurité des transmissions des factures et des données avec des garanties de protection et de conformité.

À ce jour, « la liste des opérateurs agréés pour être PDP, consultable sur le site de la DGFiP, est une liste sous réserve. Les opérateurs seront confirmés par une certification lorsque les spécifications définitives des PDP seront actées » indique José Heider.

Naturellement, il est exigé du candidat PDP « une déclaration par laquelle il s’engage à exploiter son système d’information depuis l’UE et à s’assurer d’aucun transfert de données hors UE.

Pour José Heider, la réforme imposant la facturation électronique n’est pas une révolution : « nous échangeons chez Docaposte de la facture sous format électronique au gré à gré entre deux entités, le fournisseur et le client, depuis 30 ans. La réforme changera deux choses : la manière dont nous devons procéder et la récupération d’informations par l’Administration. » Mais il perçoit bien les avantages que pourront en tirer les entreprises, d’autant que 100 millions de factures par an sont d’ores et déjà en simulation avec des jeux de test sur le socle e-Facture PDP de Seres.

Côté entreprise émettrice, il en distingue quatre en particulier :

• un archivage numérique de 10 ans minimum à vocation probatoire de la facture et de tous les documents l’accompagnant, « très utile en cas de litige fiscal ou commercial dont les prescriptions sont respectivement de 10 et 6 ans » ;
• un ensemble de pré-contrôles (par exemple sur la cohérence des données entre le bon de commande et la facture) à réception des factures émises : « réduire les risques d'erreurs sur les factures revient à lutter contre leurs rejets et les retards de paiements » ;

• une possible amélioration du délai moyen entre l'émission d'une facture et son encaissement : « la mise à disposition de la facture et son traitement côté client sont accélérés tout comme la remontée d’informations en cas de litige client. Il est aussi possible de mettre en place des scenarii pour fluidifier le recouvrement » ;
• une capacité d’exploitation de la data renforcée : « ce qui nous permet de mettre à disposition des tableaux de bord sur l’encaissement, les flux de trésorerie, les créances à recouvrir. Cette business intelligence dépasse la seule dimension financière et peut mesurer l’exposition de l’entreprise à ses fournisseurs ou encore identifier les pistes susceptibles d’améliorer son bilan carbone. »

Et côté entreprise réceptrice ? « la solution e-Facture PDP de Seres libère du temps à la comptabilité - le matching est fait automatiquement entre les différents éléments de la facturation- et permet d’automatiser les processus d’achat et de vente, quelles que soient leurs spécificités, et d’en assurer le respect. Ainsi, le contrôle de la facture au regard du référentiel des fournisseurs de l’entreprise est systématique » pointe José Heider.

« L’entreprise ne doit pas viser la seule mise en conformité. Elle doit se saisir de la double amélioration que recèle la facturation électronique, partage José Heider, à savoir celle des process de vente et d’achat mais aussi des politiques de recouvrement et d’achats. C’est une démarche qui permet par exemple d’identifier les factures indues, les tarifs non négociés et la possibilité d’obtenir un escompte en cas de paiement anticipé. »

« La facturation électronique est une transformation digitale et le nombre d’acteurs intervenant dans les flux d’émission et réception de factures au sein de chaque entreprise est souvent sous-estimé, alerte José Heider. Cette cartographie des flux est nécessaire pour répondre aux cas d’usage actuels et futurs. Une implémentation réussie, c’est-à-dire qui permet de couvrir tous les besoins et d’aller chercher une vraie optimisation, nécessite entre 6 et 8 mois. »