Piloter les subventions aux associations

En recul depuis le début des années 2000, les subventions publiques représentent néanmoins encore une part non négligeable du budget des associations. Et ce soutien financier aux associations pèse de manière significative sur les dépenses des collectivités. Autant de raisons justifiant de sécuriser les process d’attribution et de suivi.

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En France, 500 000 associations reçoivent des subventions publiques. Mais la part de ces subventions dans leurs ressources globales est en net recul. Les subventions représentaient, en 2017, 15% du budget des associations sans salariés et 21% de celui des associations employeuses. Soit en moyenne 9,8 points de moins qu’en 2011(1).

Conjuguer soutien à l’économie locale et maîtrise budgétaire, sécuriser les finances des associations fragilisées par la crise sanitaire : pour les collectivités locales, l’équation est parfois complexe. Elle nécessite de bien connaître la santé financière des associations bénéficiaires. Et d’établir un cadre de référence formalisé.

Qu’est-ce qu’une subvention ?

Une subvention est une aide financière (ou sous forme de moyens matériels ou humains) relevant de la décision discrétionnaire d’une structure publique et accordée sans contrepartie, dans un objectif d’intérêt général. La subvention est à différencier de la commande publique, qui rémunère des prestations, parfois individualisées, en réponse à des besoins précis.

Pour distinguer clairement la subvention des contrats de commande publique, la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire a donné une définition légale de la subvention.

Il est à noter qu’une association ne peut être financée exclusivement par des subventions. Et que certaines activités ne sont pas subventionnables. C’est le cas des activités cultuelles, des activités politiques et syndicales, ou encore des écoles élémentaires privées hors contrat.

Les subventions accordées aux associations peuvent être : 

  • Directes – Dans ce cas, elles se matérialisent par une somme d’argent versée sur le compte bancaire de l’association.
  • Indirectes : elles prennent alors la forme de mises à disposition de matériels ou d’espaces du domaine public, ou encore de prestations de services assurées par les services municipaux au bénéfice de l’association.
  • De fonctionnement – Dans ce cas, soit la collectivité contribue au fonctionnement courant de l’association, en conformité avec son objet social. Soit la subvention sert à financer une action ou un projet porté par l’association, qui doit justifier de son affectation effective.
  • D’investissement – Dans ce cas, la subvention doit servir à l’acquisition de biens d’équipement (par exemple du matériel informatique, ou sportif).

Versement d’une subvention : quelles missions pour la collectivité ?

L’analyse de la demande de subvention et son suivi

C’est à l’assemblée délibérante de la collectivité de définir le montant alloué. Cette décision peut être prise sur la base d’un règlement d’aide, de l’avis d’une Commission spécialisée ou de manière discrétionnaire.

Lorsque la subvention dépasse 23 000€, l'administration qui l'attribue doit conclure une convention avec l'association, définissant l'objet, le montant, les conditions de versement et d'utilisation de la subvention. L’ensemble des moyens financiers, matériels et humains mis à la disposition de l’association sont à comptabiliser pour déterminer le franchissement de ce seuil. Le respect de cette règle impose une vigilance toute particulière lorsque plusieurs services d’une même collectivité instruisent des demandes pour une même association.

Le suivi de ladite convention dans le temps est alors primordial pour débloquer les mandatements (avances ou solde) en temps et en heure.

Autre règle : lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l’association doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité de son emploi dans les six mois suivant la fin de l’exercice concerné.

Enfin, une association est tenue de désigner un commissaire aux comptes pour certifier ses comptes dès lors qu’elle reçoit plus de 153 000 € de subvention sur une année déterminée.

Le contrôle de l’utilisation de la subvention

Le versement de subventions aux associations engage la collectivité et impose des obligations d’instruction, de suivi et de contrôle de l’argent public.

Lorsque la subvention doit être utilisée pour une action déterminée, l'association doit fournir à la collectivité un compte rendu financier. Ce document doit prouver que les dépenses effectuées sont conformes à l'objet de la subvention. Il doit être transmis dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée.

Au travers de la production des comptes et du rapport d’activité de l’association, la collectivité est en mesure de contrôler que la subvention a bien été utilisée conformément à la demande initiale.

Toute association ayant perçu, au cours de l'année, une ou plusieurs subventions en numéraires, dont le montant global dépasse 153 000 €, doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe.

L’implication dans la gouvernance des structures

Une collectivité peut créer une association en propre. Cela à condition de veiller à prendre les précautions nécessaires (de respect des règles de commande publique, notamment) pour éviter sa qualification d’association transparente, assimilable à un service de la collectivité. Le transfert de responsabilité qui en résulterait exposerait en effet la collectivité à devoir répondre des dettes et créances de ladite association.

Une collectivité peut aussi disposer de représentants au sein des organes décisionnels d’une association. Elle peut encore, de l’extérieur, exercer un droit de regard sur une association en raison de l’intérêt général attaché à son activité, surtout lorsque celle-ci concerne une mission de service public dont la collectivité a la charge.

L’accompagnement des associations bénéficiaires

Pour structurer l’accompagnement offert par la collectivité et sécuriser juridiquement et financièrement les relations les plus stratégiques, mieux vaut distinguer deux familles d’associations :

  • Les associations partenaires, sur lesquelles concentrer les efforts en matière de suivi et de contrôle ;
  • Et les associations périphériques.

Cette distinction peut être établie sur la base de plusieurs critères : influence de la collectivité et poids des élus dans la gouvernance de la structure, enjeux financiers, enjeux politiques…

Des enjeux de trésorerie à anticiper

Le versement des subventions aux associations fait souvent l’objet de paiements fractionnés, suivant un calendrier défini dans la délibération du conseil municipal, départemental ou régional(2). C’est notamment le cas lorsque l’échéancier de versement des subventions dépend de dotations de l'Etat, elles-mêmes versées de manière tardive et fragmentée.

Dans les faits, le délai entre la notification d’une subvention et son versement effectif peut atteindre plusieurs mois.

Pour éviter un décalage de trésorerie préjudiciable à l’association, une avance sur subvention peut être accordée à l’association par La Banque Postale. La solution présente de nombreux avantages. S’agissant d’un crédit à court terme, la solution est souple, rapide et à une tarification simple et transparente. Elle permet une durée de l’avance ajustable en fonction de la date de versement effective de la subvention attendue et un déblocage à la demande, en une ou plusieurs fois, selon les besoins.

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(1) Source : « Les associations : état des lieux et évolution » Viviane Tchernonog – Octobre 2018 

(2) Il est à noter que dans le cadre d’une convention pluriannuelle d’objectifs, chaque subvention annuelle est automatiquement versée avant le 31 mars de chaque année.