Seqens choisit la solution eZyban pour ses flux d’encaissement par virement

Laurent Lamotte : « À ce jour, le virement est le troisième moyen de paiement utilisé par nos locataires, derrière le prélèvement et la carte bancaire. Le virement représente 7 % du volume de nos encaissements, soit environ 8 000 virements par mois. Le virement est facilité par l’existence de solutions fiables de paiement mobile : 70 % des virements bancaires s’effectuent actuellement depuis un smartphone en France. Et cela va devenir la norme générale dans un avenir proche. »

Laurent Lamotte : « L’encaissement des loyers par virements exigeait jusqu’ici une saisie manuelle de chacun d’eux dans notre système d’information. Ces virements étant initiés par le locataire, les libellés ne comportaient pas systématiquement les références adéquates pour une correcte affectation. De plus, la saisie et les recherches étant manuelles, les risques d’erreurs d’imputation se produisaient, notamment du fait des homonymies, des sommes arrondies etc.

Nous avions besoin d’une solution permettant d’intégrer de façon fiable et automatique les virements dans notre ERP (Enterprise resource planning) : eZyban répond parfaitement à ce besoin. »

Laurent Lamotte : « Certains de nos locataires veulent être libres du choix de leur mode de paiement. Le prélèvement, moyen de paiement assez souple chez Seqens, intervenant à 3 dates fixes mensuelles, est privilégié dans nos process mais n’est pas systématiquement retenu par nos locataires.

Et dans un contexte inflationniste, nous devons être force de proposition en mettant à disposition de nouveaux moyens de paiement tout en assurant la fiabilité de notre chaîne d'encaissement.

Par ailleurs, les risques d’erreur que j’ai mentionnés ont un impact potentiel sur les locataires. Par exemple, devoir relancer un locataire qui a déjà payé par virement parce qu’on n’a pas su l’identifier va à l’encontre de nos ambitions en matière de satisfaction client. Or chez Seqens, la qualité de service et l’accompagnement de nos locataires sont des priorités. »

Laurent Lamotte : « Nous avons effectivement démarré sur une « base test » de 150 locataires, afin de nous approprier la solution. L’idée étant d’y aller crescendo, avec une montée en puissance, 500 locataires par 500 locataires.

Pour le moment, je considère que nous sommes toujours en phase de test. C’est pour cela que nous n’avons pas encore décliné la solution massivement.

Nous avons la chance d’avoir en face de nous une équipe eZyness® à notre écoute. Ensemble, nous avons pu apporter des améliorations au système, afin que la plateforme digitale d’origine corresponde au mieux à nos spécificités. Une nouvelle version de celle-ci est actuellement en cours d’élaboration. »

Laurent Lamotte : « Premier avantage : la solution permet d’automatiser complètement le chaînage des encaissements par virement.

Actuellement nous travaillons à automatiser aussi dans la GED (gestion électronique de document) ‑ ainsi que dans l’espace client en ligne du locataire - l’émission du courrier indiquant le numéro d’IBAN personnel attribué à partir du fichier de restitution d’eZyness®. »

Laurent Lamotte : « Totalement, car elle évite la diffusion de l’IBAN du créancier et de ce fait un usage frauduleux de ce dernier.

Les IBAN fournis par eZyban ne sont pas autorisés aux prélèvements mais uniquement aux encaissements, une solution que nous avions déjà retenue pour le compte bancaire utilisé par nos locataires pour effectuer leurs virements. »

Laurent Lamotte : « Nous avons noué un partenariat de qualité avec La Banque Postale, tant pour la partie financement que pour celle des encaissements. J’accorde une grande importance à la qualité d’écoute de nos chargées d’affaires autour de nos problématiques Quand la solution eZyban nous a été présentée, nous avons tout de suite réalisé qu’elle correspondait à nos attentes. »

Laurent Lamotte : « La solution est simple en elle-même, à condition d’embarquer en interne tous les protagonistes au sein de l’entreprise. À titre d’exemple si nous n'avions pas mené ce sujet comme un projet à part entière, l'information de ce nouveau moyen de paiement n'aurait pas circulé en interne. Lors de l’envoi des premiers courriers, certains locataires ont cru qu’il s’agissait d’une tentative de fraude et ont contacté notre Service Relation Client pour s’assurer que SEQENS était à l’origine de ce courrier. En résumé, la réussite de ce projet tient à une forte communication et à l’automatisation de chaque process afin d'éviter toutes saisies manuelles concernant les encaissements et l'historisation des courriers. »

Laurent Lamotte : « L’échantillon de locataires que nous avons sélectionné a reçu un courrier mentionnant le RIB eZyban qu’ils devaient dorénavant utiliser pour effectuer les virements. Une communication par SMS a été organisée en amont de l’envoi du courrier. Dans nos communications, nous avons insisté sur le fait que ce RIB leur était propre et qu’il permettait une identification personnelle de leurs versements.

La clé pour une bonne appropriation réside dans « l’art et la façon » de communiquer auprès de nos locataires. »

Laurent Lamotte : « Actuellement, nous mettons la dernière main à l’automatisation de nos chaînes de traitement, notamment via la génération automatique des courriers et l’amélioration de notre extranet « locataires ». Une fois cette étape passée, nous pourrons déployer la solution plus massivement. Nous prévoyons de toucher à fin 2023 l’ensemble de nos 7 000 locataires habitués à payer régulièrement leurs loyers par virement. »

Laurent Lamotte : « Si les bailleurs rencontrent la même problématique sur l’identification des virements que nous, je recommande vivement eZyban. Traiter ces opérations de la même manière que ses encaissements de carte bleue ou que les prélèvements est un réel confort.

De plus, cette solution représente un véritable avantage dans les services proposés à nos locataires. »