La mise en place d’une nouvelle direction à la tête de votre association représente une période importante car chargée de procédure. En effet, dans un laps de temps rapide - le plus court possible - l’ancienne équipe doit transmettre tous les documents et informations à la nouvelle. Charge à cette dernière de prendre ses marques et de poursuivre le travail mené. Parmi les sujets à ne pas négliger, il y a le compte bancaire de l’association.
Si aujourd’hui, les banques ont des obligations réglementaires sur la connaissance de leurs clients, qui visent à sécuriser les opérations réalisées sur le compte. Autrement dit, les établissements bancaires disposent d’outils qui permettent de savoir et de piloter qui fait quoi, et quand, sur un compte géré à plusieurs. L’un de ces outils est le procès verbal daté et signé, dans lequel sont notifiés les modalités de l’élection du nouveau bureau de l’association, le résultat et l’identité des nouveaux élus. Alors comment procéder pour sécuriser la transition ?
1. Appeler son conseiller financier
La rédaction d’un PV peut prendre quelques jours. Mais rien ne vous empêche d’agir durant ce délai : dès le premier jour ouvré qui suit l’élection - ou dans la même semaine au plus tard -, l’ancien ou le nouveau président appelle le conseiller bancaire de l’agence où est domicilié le compte pour l’avertir du changement de bureau. Ses coordonnées se trouvent sur le dernier relevé de compte ou dans votre banque en ligne, par exemple.
Un échange téléphonique qui est tout sauf accessoire. D’abord, il vise à prendre un rendez-vous en agence pour remplir les documents qui ouvrent des droits sur le compte bancaire de l’association aux nouveaux responsables. La date sera prise en fonction des disponibilités de chacun mais aussi de la disponibilité du PV. Ensuite, il permet à la banque de s’assurer que la chaîne des responsabilités sur le compte reste inchangée jusqu’à ce rendez-vous. Les paiements engagés par l’ancienne équipe ou durant la période de transition seront honorés. Enfin, les nouveaux responsables connaîtront les autres documents à fournir, tels qu’une pièce d’identité et un justificatif de domicile, pour cet entretien.
2. transmettre le PV de l’élection du bureau
Le procès verbal de l’élection du bureau doit être remis en main propre, au conseiller. C’est ce qui lance la procédure officielle de changement des titulaires du compte.
Mais, ce n’est pas le seul document à fournir. Le récipicé de la Préfecture actant le changement de bureau est aussi essentiel. Compte tenu des délais de traitement (plusieurs semaines), une copie du récipicé du dépôt de la déclaration en Préfecture est acceptée de manière transitoire.
Un conseil : notez que pour lever les ultimes doutes, l’idéal est que l’un des anciens titulaires du compte accompagne les nouveaux président et trésorier, confirmant ainsi de manière protocolaire le changement de bureau.
3. changer les titulaires du compte
L’autre enjeu de l’entretien avec le conseiller bancaire de l’association, c’est aussi la passation des droits sur le compte des anciens gestionnaires aux nouveaux élus. Comme pour l’ouverture d’un compte, le président et le trésorier fraîchement désignés doivent justifier de leur identité en présentant une pièce d’identité - qui sera scannée - et leur domiciliation avec une facture d’électricité, de gaz ou des services internet.
Ils signent alors la nouvelle convention bancaire - sauf exception, ce sont les mêmes termes que l’ancienne - qui lie l’association qu’ils représentent à la banque. Les responsabilités du président y sont décrites avec précision. Il appose d’ailleurs sa signature sur ce document dans un cadre spécifique. Cette procédure qui permet à la banque de vérifier toute falsification, en cas de litige sur un chèque par exemple.
Le mandat de gestion donné au trésorier est l’autre document à remplir. Ce dernier signe un document qui détaille l’ensemble des opérations qu’il pourra réaliser par délégation du président, seul titulaire et responsable du compte. Chacun recevra un identifiant et un code secret personnels pour accéder au compte.
4. (re)définir les droits d’accès au compte en ligne
L’échange avec le conseiller entre maintenant dans une phase « technique ». En effet, il va traduire de manière pratique les opérations que pourront faire le président, le trésorier mais aussi toute autre personne mandatée s’il y en a. Notez que ces attributs se changent, se modifient et se révoquent à l’envie par le président depuis l’espace en ligne privatif avec son profil associé au compte bancaire. Aussi, si les rôles autorisés avec le conseiller sont trop larges, ou trop restrictifs, ils pourront être changés à tout moment.
Il est également possible de rajouter des mandataires qui n’avaient pas été prévus. Mais, sur ce point, la vigilance s’impose : pour des raisons de sécurité, il est conseillé de limiter le nombre de personnes ayant accès aux outils de gestion du compte. Inutile, par exemple, de mandater une personne bénévole qui passe régulièrement faire des dépôts d’espèces et de chèque. Aucun mandat de gestion n’est exigé, seules les opérations débitrices du compte le nécessitent.
5. faire le point sur les besoins de l’association
Pourquoi ne pas profiter de ce « tête-à-tête » pour préparer la suite ? Les nouveaux responsables de l’association ont tout intérêt à optimiser ce rendez-vous avec le conseiller bancaire pour présenter, par exemple, les principales résolutions de l’Assemblée générale, les projets qui pourraient demander de nouveaux besoins financiers ou impliquer des mouvements exceptionnels sur le compte (débit ou encaissement importants)…
En effet, ce premier contact est aussi une opportunité pour les élus de profiter de l’expérience du conseiller, anticiper ou ajuster les services de la convention bancaire : niveau du découvert autorisé, passerelle automatique entre comptes de dépôt et d’épargne, carte de paiement, crédit… Il ne s’agit pas de prendre une décision immédiate mais de pouvoir se projeter et savoir quoi faire le moment venu.