Vous avez repéré votre futur collaborateur, la perle rare ? Encore faut-il respecter les grandes lignes et points légaux d’une embauche pour espérer concrétiser et formaliser son recrutement.
La promesse d’embauche
L’arrivée en poste du salarié peut être subordonnée à une promesse d’embauche. Cette dernière est souhaitable mais non obligatoire. Lorsqu’un contrat de travail ne peut pas être signé immédiatement (parce que le salarié est en poste par exemple), le collaborateur et l’employeur peuvent s’engager à travailler l’un pour l’autre par la conclusion d’une promesse d’embauche. Cette dernière peut dans certains cas valoir contrat de travail, dans d’autres cas être assimilée à une simple offre de contrat, permettant de sécuriser la position de chacun avant la signature du contrat.
La promesse doit préciser a minima la définition du poste, la date d’entrée en fonction, la rémunération et le lieu de travail. Il est par ailleurs possible de l’assortir d’une condition suspensive. L’embauche peut par exemple être conditionnée à l’obtention d’un diplôme.
La rédaction du contrat de travail
La seconde étape est bien évidemment la rédaction et la signature du contrat de travail du salarié. Dans ce document essentiel, un certain nombre d’informations doivent figurer pour fixer les principaux éléments de l'engagement entre l'entreprise et le nouvel entrant : temps de travail, rémunération, localisation du poste, mission, salaire, clause de mobilité et de concurrence s'il y a lieu.
La mention de la période d'essai reste facultative. Elle permet à l’employeur comme au salarié de rompre, au cours de cette période, le contrat de travail sans formalités ni indemnités. Elle n'existe que si elle est mentionnée. Des dispositions particulières s’appliquent aux contrats à durée déterminée. Le contrat de travail ou la lettre d’engagement ne peut pas fixer une période d’essai d’une durée supérieure à celle prévue par la loi (deux mois pour les employés, trois mois pour les agents de maîtrise, et quatre mois pour les cadres, hors renouvellement). De même, un salarié à temps partiel ne peut se voir imposer une période d’essai plus longue que celle d’un salarié à temps plein.
À noter que les alternants et jeunes de moins de 18 ans ne peuvent conclure de contrat de travail sans l’autorisation de leur représentant légal (père, mère, tuteur), sauf s’ils sont émancipés, c’est-à-dire considérés comme majeurs après décision de justice. Pour les mineurs, l’accord écrit des deux parents est donc expressément requis.
La déclaration préalable à l'embauche
Parmi les formalités liées à une embauche, on retrouve la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Cette procédure de déclaration systématique et nominative de chaque salarié doit être établie auprès de l'Urssaf dans les 8 jours qui précèdent toute embauche.
À compter du 1er juillet 2022, les déclarations préalables à l’embauche ne pourront plus être adressées par e-mail. La transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022. D’autres solutions de transmission par voie électronique déjà existantes, telles que l’Api DPAE ou l’upload, seront proposées aux entreprises. Bien sûr, une copie de cette déclaration doit être délivrée au salarié concerné.
La visite d’information et de prévention
Tout nouveau salarié d’une entreprise doit obligatoirement passer une visite d’information et de prévention, organisée par l’employeur, que ce soit pour vérifier son état de santé ou pour l’informer des risques de son poste.
La visite d’information et de prévention (VIP), qui remplace désormais la visite d’embauche pour les travailleurs non exposés à des risques particuliers, est réalisée par un médecin du travail, un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier, au plus tard 3 mois après la prise effective de poste. Pour les salariés affectés à un travail de nuit ou âgés de moins de 18 ans, elle est un préalable à l’affectation au poste.
Cette VIP est renouvelée tous les 5 ans au maximum. Ce délai peut être ramené à 3 ans si un suivi médical adapté est nécessaire (travail de nuit, travailleurs handicapés, etc.)
Préparer l’intégration
Une fois le recrutement terminé, un dernier point essentiel : préparer l’intégration de la nouvelle recrue. Au cours de cette étape, le rôle du dirigeant est essentiel. Au-delà des conditions d’accueil le jour de la prise de fonctions (présentation aux membres de l’équipe et du poste de travail), il peut être judicieux de nommer un tuteur ou un référent (obligatoire pour un contrat d’apprentissage) qui va accompagner le collaborateur les premières semaines et répondre à toutes ses questions.
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