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Quelles sont les règles à suivre pour la conservation des documents administratifs ?

Si en France la culture papier est encore très présente, les règles ont toutefois évolué et font désormais de la place au format numérique pour les documents administratifs. Valeur, délai de conservation, contrôle, on fait le point.

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La culture du papier en France est encore très présente, que ce soit du côté des particuliers, des entreprises et de l’administration. Toutefois, la numérisation se déploie depuis plusieurs années dans un souci de facilitation, de conservation et de fluidité des échanges, notamment dans les relations administration-entreprise. 

La règle n°1 : le format d’origine du document

La règle première à respecter est fonction du format du document original : si l'original du document est sous forme papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Sa version numérisée ou photocopiée a valeur de copie et non d’original : si une copie peut servir de preuve, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original. Bien évidemment un document original reçu ou généré sous format numérique est considéré comme original et ne nécessite pas pour jouer ce rôle d’être mis sous format papier.

Délais de conservation : selon le type de document

Contrats, factures, livre comptable, statuts, la durée de conservation varie selon le type de document et l’on doit distinguer différentes catégories : documents civils, documents commerciaux, pièces comptables, documents fiscaux, documents sociaux, pièces relatives à la gestion du personnel.

  • A titre d’exemple, les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale ou les documents bancaires doivent être conservés pendant cinq ans alors que les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande ou bons de livraison doivent être conservés dix ans.
  • Les livres et les registres comptables, et les pièces justificatives liées, doivent être conservés pendant 10 ans.
  • Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, impôts directs locaux, cotisation foncière des entreprises, valeur ajoutée des entreprises, TVA : pour tout ce qui relève du périmètre des impôts dus par l’entreprise et donc du pouvoir d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale, le délai de conservation est de six ans. Sur cette question du délai de conservation des documents, le site service public est très complet. Ne pas satisfaire à cette obligation de conservation entraine des sanctions, notamment dans le cadre d’un contrôle fiscal.

À noter

Le délai de conservation est de 50 ans dans le cas des bulletins de paie électroniques mis à disposition des employés.

Opter pour une conservation numérique des documents administratifs présente de nombreux avantages : finies les archives physiques où la recherche du document idoine s’avère fastidieuse ; finie la nécessité de disposer d’un emplacement physique pour ce faire. Reste une question importante : l’accès et la sécurisation de cette conservation numérique.

Un outil : Le coffre-fort numérique (CFN)

  • Le CFN est décrit par la norme AFNOR NF Z 42-020 qui pose les spécifications fonctionnelles de cet outil destiné à la conservation d'informations numériques. Il faut donc s’assurer que le prestataire choisi dispose bien de cette certification.
  • La fonction première du CFN est la gestion de l’intégrité d’un document et de sa disponibilité. La deuxième fonction est la traçabilité, soit le fait de connaître l’histoire complète de ce document : date d’enregistrement, dates de lectures, date de son éventuelle destruction. Il s’agit d’un archivage à vocation probatoire des documents numériques, ce qui présente l’avantage pour les entreprises de garantir une conformité par rapport à la loi en cas de nécessité de produire des documents (contrôle, litiges...)

À noter

Très logiquement le CFN ne peut être ouvert que par la personne qui en possède la clé et un contrôle est exercé sur les accès. 

  • Outre la certification AFNOR, le choix d’un CFN doit se faire au regard de différents critères : possibilité de rechercher et de visualiser facilement et rapidement des documents contenus ; sécurisation optimale ; faculté de vider son contenu afin de ne pas être lié à vie au prestataire choisi ; sa pérennité. La première étape d’une conservation numérique sécurisé peut, compte tenu de l’obligation de conservation de 50 ans en la matière, porter sur les bulletins de paies et documents RH dématérialisés.

Facturation électronique

Si, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique, dans les échanges entre entreprises, la facturation électronique va progressivement se déployer. Toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir les factures électroniques à compter du 1er juillet 2024 et à compter du 1er janvier 2026 les PME, TPE et microentreprises devront pouvoir transmettre leurs factures par voie électronique. L’intérêt d’un coffre-fort numérique est donc confirmé d’autant que certaines offres sont paramétrées spécialement pour les Pro, TPE et micro-entreprises

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